Meetings draußen abhalten

Es gibt Tage, an denen mein Kalender von morgens bis abends zugekleistert ist mit Terminen. Das sind die Tage, an denen mein Schreibtisch im Büro keinen anderen Zweck hat als Staub zu fangen, während ich mit meinem Notebook unterm Arm von Besprechungsraum zu Besprechungsraum laufe. Wir haben schöne Besprechungsräume in unterschiedlichen Größen und Ausstattungen. Dennoch wurde mir vor rund zwei Jahren die Luft dort zu dick – es engte mich förmlich ein, Gespräche mit Menschen in den immer gleichen gewohnten Räumen zu führen. Mir fehlte die Inspiration, die Bewegung, die Dynamik und das “Ausbrechen” aus den altbekannten vier Wänden.

Mein Büro liegt direkt an einer schönen Parkanlage – warum also nicht die Gespräche nach draußen verlagern? Ich begann also, nach und nach alle meine Gespräche, bei denen ich mit einer oder zwei Personen spreche, nach draußen zu verlagern. Anfangs waren die Kolleg*innen überrascht. Ein zögerliches “Wirklich raus?” war die Antwort auf die Frage, ob wir vielleicht nach draußen gehen wollen. Auch hier schwang fast schon ein “dürfen wir das, ist das denn Arbeitszeit?” mit. Das passierte pro Person aber exakt einmal – denn die schönen Seiten einer Besprechung bei Bewegung an der frischen Luft lernten wir dann doch alle schnell zu schätzen.

Welche Gespräche eigenen sich?

Für mich bieten sich alle Gespräche an, die ich mit einer oder zwei Personen führe. Das sind Check-Ins mit Kollegen, fachliche Austauschgespräche, Feedbackgespräche, aber auch Coachings die ich im Park abhalte. Mit größeren Gruppen wird es schwierig, zumindest beim Laufen. Ich habe auch schon Retrospektiven mit Teams auf einer Wiese gemacht, das klappt auch super. Hier spreche ich aber über das “Glück einer Besprechung in Bewegung.”

Was ist eine geeignete Strecke?

Ich habe mir durch Ausprobieren vier Strecken erschlossen, die unterschiedlich lang zu laufen dauern. Die kleinste sind etwa 10-15 Minuten Gehzeit, die längste 20 Minuten, in Abhängigkeit der Laufgeschwindigkeit. Die Strecke selbst baue ich mir unterwegs zusammen. Es kommt immer darauf an, mit wem man unterwegs ist und natürlich wieviel Zeit geplant wurde für die Besprechung.

Mein Büro liegt an einem Park, somit ist dies natürlich ein Luxus für solche Aktivitäten. Wir haben keine Anreisezeit und sind sofort da. Vielleicht hast du auch einen Fluss in der Nähe, einen Grünstreifen, beruhigte Straßen, öffentliche Gärten oder Plätze. Nutze doch deinen Arbeitsweg um herauszufinden, welche Orte sich in der Umgebung eignen würden. Große Hauptverkehrsstraßen oder belebte Fußgängerzonen eignen sich nicht so sehr, aber beruhigte Straßen gibt es ganz zur Not auch fast überall.

Nutze, was da ist!

Der größte Nachteil bei Besprechungen draußen: Es gibt kein Moderationsmaterial. Ein Flipchart mitzunehmen ist mir zu anstrengend, auch gibt es im Park natürlich keine Whiteboards oder Metaplanwände, die man nutzen kann. Somit bin ich auf das angewiesen, was da ist. Weggabelungen, Bäume, der Weg selbst, Blätter, der Straßenmusiker, der immer da ist, Bänke: Alles kann in die Visualisierung oder das Coaching eingebunden werden. Sei kreativ und nutze, was sowieso schon da ist.

In die gleiche Richtung gehen

Kommunikation ist ein permanenter Tanz, eine dauernde Kalibrierung der Gesprächspartner*innen aufeinander. Während dieses “Sich-aufeinander-einstellen” an einem Tisch in einem Besprechungsraum sehr statisch ist, bekommt es beim Gang im Park eine physische Komponente. Wir passen unsere Gehgeschwindigkeit aufeinander an und kalibrieren uns somit ganzheitlicher aufeinander. Das schafft Vertrauen durch ein wortwörtliches Gehen in die gleiche Richtung: Wir sitzen nicht nur zusammen als zwei Parteien an unterschiedlichen Enden eines Tisches. Nein, wir tun etwas gemeinsam und gehen gemeinsam einen Weg entlang. Das schafft eine tolle, vertrauensvolle Atmosphäre.

Ich spiele mit der Geschwindigkeit beim Laufen aktiv. “Lass uns mal ganz langsam gehen” / “lass uns stehen bleiben” – diese Sätze verändern nicht nur die Geschwindigkeit des Laufens sondern auch das Tempo des Gesprächs und laden so zu bewussterem Reflektieren ein.

Gespräche mit allen Sinnen

Die Wahrnehmung mit allen Sinnen wird Besprechungen an der frischen Luft angesprochen: Der Duft nach Blättern, die unterschiedliche Temperatur durch die Jahreszeiten, Regen im Gesicht, Sonnenlicht oder Nebel – all dies wirkt auf uns und lässt das gesamte Gespräch bewusster werden.

Meiner Erfahrung nach sind solche Gespräche mit viel spannenderen und nachhaltigeren Impulsen beschenkt als wenn wir uns zwischen vier Wänden aufhalten. Unser Horizont ist buchstäblich erweitert und ermöglicht, viel mehr Facetten wahrzunehmen und in das Gespräch einbauen zu können. Bewusst oder unbewusst.

Vertrauensvoller Rahmen

Die Öffentlichkeit – nichts anderes ist der Park – bietet einen tollen Rahmen für vertrauensvolle Gespräche. In meiner Erfahrung öffnen sich Menschen hier viel mehr für intensive Gespräche und Coachings als dies in einem Besprechungsraum möglich wäre. Während im Office die Kollegen sehen, dass wir in einem Raum verschwinden, dort nach einer Zeit wieder herauskommen und wir während der Zeit nur durch eine Tür getrennt sind, schafft der Gang nach draußen eine physische Trennung vom Arbeitsplatz, eine psychische Trennung vom Umfeld und gleichzeitig die Öffnung des Raumes durch die “Freiheit in der Natur.”

Frische Luft

Die tollste Klimaanlage ersetzt keine frische Luft. Die open air Besprechung wirkt an sich schon energetisierend. Egal, bei welcher Jahreszeit. Ich gehe jederzeit raus, egal ob Winter, oder Sommer. Die Voraussetzung ist, dass ich meine Gesprächspartner*in überzeugen kann. In der Regel freut sich aber jeder über die Abwechslung. Oft schreibe ich in die Einladungen als Ort schon “eine Runde um den Block” als Raum hinein. Nur, wenn es wirklich in Strömen regnet, bleiben wir drin.

Inspiration durch neue Eindrücke

Die immer gleichen vier Wände eines Besprechungsraums bieten Monotonie in Perfektion. Der Blick nach draußen ist der gleiche, die Sitzposition in der Regel auch und egal, wie sehr ich den Raum einbeziehe: Es bleiben immer die gleichen 15 Quadratmeter Besprechungsraum. Ganz anders ist der Gang nach draußen, am besten in einem Park. Die Besprechung bei einem Spaziergang ist geprägt durch viele Eindrücke, die sich sofort auf das Gespräch auswirken und belebend inspirierend wirken.

Tipps für spannende Besprechungen draußen

• Laufe nicht immer in die gleiche Richtung. Ich frage meine Gesprächspartner*innen oft zufällig, ob wir nicht die Richtung ändern wollen um 180°. Das verändert die Wahrnehmung und das Gespräch immer.
• Variiere die Geschwindigkeit. Lade zu langsamen Gehen ein und nutze dies gezielt für die Gesprächsführung. Die Dynamik wird sich verändern, wenn ihr plötzlich auf ein langsameres Tempo wechselt.
• Unterbrich den Lauf. Bleib stehen oder nutze Bänke um sich kurz zu setzen, um das Gespräch zu unterstützen oder es für eine Visualisierung zu nutzen.
• Lade zu bewusstem Wahrnehmen ein. Mache deine Gesprächspartner*innen aufmerksam auf das, was du siehst, riechst oder hörst. Bau dies in das Gespräch mit ein.
• Beobachte andere Menschen. Schau, wer noch so im Park ist und bau die Bilder, die du siehst, mit in deine Geschichten ein.

Welche Erfahrungen habt ihr mit Meetings im Grünen? Freue mich über eure Kommentare oder Mails.